חווית הגיוס – שני צדדים למטבע 

חלק ג – עדכונים שוטפים במהלך תהליכי הגיוס ומבחני מיון 

…Let's Talk 

מועמדים טוענים מגייסים עונים 

למצוא עבודה – Sharing HR

הגענו לחלקו האחרון של הסקר המקיף והפעם התייחסו המועמדים לעדכונים במהלך תהליך הגיוס ולמבחני המיון, בואו נראה מה התשובות של מנהלות משאבי האנוש והגיוס .אלו חלק מהטענות שהעלו המועמדים ואלו התשובות, תגובות והמלצות של חברות הקהילה – מגייסות מנוסות. השבוע הצטרפו אלינו וענו למועמדים :

נטע קמין – מנהלת משאבי אנוש – חברת הסטאטראפ Tracx

חני הראל –  Talent Acquisition Specialist בחברת Kaltura

מיכל מוזיקנט  – מגייסת בחברת הייטק גלובאלית

מזכירה למי שהצטרף רק עכשיו .. מאיה בוכניק בעלת הבלוג  Career Tips For Geeks ואנוכי (מיכל – Sharing HR) חשבנו שהגיע הזמן שהצדדים קצת ידברו . .מאיה העבירה סקר מקיף בקרב מחפשי עבודה ואנחנו פה בקהילת Sharing HR  לקחנו על עצמו להסביר איך הדברים נראים מהצד של המגייס

שני צדדים למטבע כבר אמרנו ? …

 לצפייה בטענות המלאות ובנקודות שהעלו מחפשי העבודה

עדכונים שוטפים במהלך תהליך הגיוס 

"להטמיע מתן תגובה לקבלת קורות חיים. ברוב המקרים אין דרך לדעת האם מישהו בכלל קיבל אותם"  "לתת טלפון / email למרואיין שאפשר להשתמש בו להתעדכנות על סטטוס המועמדות".  "במידה ויש עיכובים שלא מאפשרים קביעת ראיון/מכתב דחייה יש לעדכן את המועמד".

נטע קמין – במהלך תהליך הגיוס, מובנה ומסודר ככל שיהיה, יש לעתים התפתחויות ועמימות שמקשות על יצור רצף – נסיעת מנהל מראיין לחו"ל או עומס בלתי צפוי שלו, ספקות לגבי פרופיל המשרה- שמתעוררות תוך כדי התהליך או אף ספקות לגבי נחיצות ותזמון הגיוס. מצבים כאלו מעכבים את התהליך ולא תמיד אפשר לשתף אותם עם המועמד. מנגד, מועמדים ממתינים לכל עדכון, אפילו כזה שאומר שאין עדיין עדכון . טלפון/ הודעת טקסט או מייל קצר יתקבלו בברכה ויפיגו במעט תחושות מתח וחוסר וודאות עבור המועמד. אגב, בתהליכים שמתמשכים מעל לחודשיים, יש אף חובה חוקית לעדכן את המועמד בכתב בסטטוס התהליך (בהתאם לתיקון האחרון בחוק מתן הודעה לעובד).

לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

תשובה שלילית

"להימנע משליחת תשובות שליליות בימי חמישי ב 17:00- זה סתם הורס את הסופ"ש, וזה קרה לי המון" .""הייתי מעריכה חברה שבה לא התקבלתי, אם הייתה מקדישה לי 10 דק לשיחת משוב. מועמד בחיפוש זקוק לתשובות האלו". "לשלוח תמיד מכתבי דחייה ולאחר פרק זמן סביר של עד שבוע"

נטע קמין – לא תמיד ניתן לקבל החלטה בטווח של שבוע לגבי התאמתו/ אי התאמות של מועמד. לרוב יש מספר מועמדים בכל תהליך, לא פוגשים את כולם ברצף  ורוצים לראות מספר מועמדים לפני שמקבלים החלטה עם מי להתקדם ואת מי לשלול. לכן, שבוע אינו פרק זמן סביר בהכרח.  בכל מקרה, התיקון האחרון בחוק הודעה לעובד מחייב מתן הודעת שלילה בכתב בתוך 14 יום מיום קבלתו של מועמד אחר למשרה.

בנוגע לתשובה טלפונית נטע מסכימה בהחלט. כדאי ליצור קשר טלפוני, ללא קשר למכתב הפורמלי, ביחוד כשמועמד עבר תהליך בן מספר שלבים בארגון והשקיע זמן ומאמץ. בכל מקרה זה הרבה יותר אישי, חמים ומכבד ומסיים את התהליך בנועם .

מיכל Sharing HR -  מיכל Sharing HR  – לא תמיד התשובה היא חד משמעית. לעיתים אנו פוגשים מועמד שיש התלבטות האם להמשיך אתו בתהליך, לעיתים אנו רוצים להתייעץ עם המנהל המקצועי, לעיתים לראות מועמדים נוספים לפני שמקבלים החלטה האם להמשיך או לא כך לעיתים התהליך מתארך יותר מהמצופה .. אם היינו צריכים להחזיר תשובה תוך שבוע לעיתים זה היה אף עלול לפגוע במועמד שמתלבטים לגביו.

ולגבי שליחת הודעה לפני הסופ"ש , באמת נכון יהיה לא לשלוח את ההודעה המאכזבת .

לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

 חוזה עבודה ותנאים

"חוזה קצר ומתומצת, עם נספח ביאורים למושגים שיתכן שמועמדים אינם מכירים (כדוגמת ההבדלים בין סוגי האופציות השונות(".

נטע קמין – לאחר שהמועמד קיבל לידיו את החוזה ועיין בו, מקובל לערוך שיחת הסבר (פגישה או שיחה טלפונית ) להשיב על כל שאלותיו ולבאר סעיפים ומושגים שלא היו ברורים לו.

מיכל Sharing HR  – אם משהו לא ברור , אל תהססו ותבקשו פגישה על החוזה על מנת להבין את כל הדקויות.

לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

שלבי הסינון במהלך תהליך הגיוס

"שיהיה יום ראיונות מרוכז"' "גמישות בקביעת זמני ראיונות." "רצוי להכין דף הסברים המכיל מידע על דרכי הגעה ברכב ובתחבורה ציבורית, חניה (אם יש קומפלקס ענק – הכוונה היכן כדאי לחנות ואיפה בדיוק נמצא הבניין) – שאותו יש לשלוח עם פרטי הפגישה, שאתם כמובן שולחים במייל אל המועמד" ," תהליך הגיוס בחברות הגדולות לוקח המון זמן ויותר מדי שלבים".

נטע קמין –   תלוי בתפקיד ובארגון ובכלל לא תמיד פרקטי . מעבר לעובדה שמדובר ביום מאומץ ומייגע מאוד עבור המועמד והארגון ולא תמיד שני הצדדים יכולים להתפנות ליום מרוכז שכזה, יש לעתים ערך לזמן שחולף בין ראיונות – כששני הצדדים יכולים להרהר בראיון, להעלות שאלות בינם לבין עצמם, לקבל פרספקטיבה ולהגיע ממוקדים ומרוכזים יותר לשלב הבא. \

בנוגע לגמישות בקביעת זמני ראיונות – מסכימה, בכפוף לזמינות המראיין, משך השלב ומורכבותו .מועמדים עובדים, ימצאו את קצוות היום (בוקר מוקדם/ ערב) כנוחים יותר לעריכת ראיון, באופן שלא מחייב אותם קצר משמעותית את יום העבודה, לחמוק מהבוס הנוכחי או אף לקחת יום חופש. גמישות בזמני הראיונות גם פועלת לטובת הארגון, שכן היא מאפשרת לזרז את התהליך – מועמדים יכולים לתאם ראיונות ביתר קלות ולהגיע בהתראה קצרה יחסית לראיון.

בנוגע להסבר ההגעה נטע מסבירה כי נהוג לשלוח מייל עם פרטי הפגישה, הכתובת, חניה ובמקרים מסוימים גם דרכי הגעה. בכל מקרה- כדאי תמיד להצטייד בטלפון של המראיין או בנציג מעמדת הקבלה / מחלקת הגיוס- על כל מקרה של קושי בהתמצאות או בניווט למקום הראיון .

לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

מטלות ומבחנים

"הצורך במטלות מובן ומקובל, ברור שהן הדרך המהימנה ביותר להוכחת יכולת, אך הרבה פעמים הן גדולות מאד ולא פרופורציונליות להוכחת היכולת הנדרשת". "התאמת התהליך לאדם שמתראיין, לא ייתכן שלאחר 6 שנים של עבודה בחברות אסטרטגיה בינלאומיות שבהן גם ניהלתי צוותים של יועצים נותנים לי לעשות מבחן של אנליסט מתחיל ומנקזים את כל הניסיון והידע שלי למבחן של שעתיים".

נטע קמין  – יש להתאים את רמת המבחן לנבחן/מועמד יתרה מזאת, אם המבחן מאוד בסיסי וחוטא לרמת הניסיון של המועמד- אולי יש בכך כדי לרמז כי התפקיד עצמו זוטר מדי עבורך ולא הולם את ניסיונך. כדי לברר

לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

מכוני מיון

"יש מעט חברות היום שאסכים לעבור יום מיון כדי להתקבל אליהם, בתהליך הנוכחי וויתרתי על 2 הצעות בגלל הנושא"." "מדובר במבחן שניתן להתכונן אליו והדבר תלוי כסף וזמן. אין פה כל בדיקה של איכות ויכולת פרקטית"." "מכוני מיון- לדעתי יותר מתאימים לאחר ראיון ראשון ולא לפניו כמו שקרה לי בחברה גדולה".

מיכל מוזיקנט – יש לא מעט חברות בהם מבחני המיון הם עוד כלי בתהליך המיון . למבחני המיון יש ערך מוסף להסתכלות הכוללת על המועמד . מדובר על יום שלם שכולל בתוכו כמה נקודות התרשמות מהמועמד ולכן יום כזה הוא MUST להשלמת חוות הדעת שמנהל הגיוס מגבש על המועמד. חשוב ללכת למבחנים האלה בראש פתוח , לא לחשוב על מה מצפים ממני להגיד או לכתוב , אלא פשוט להיות עצמך !

 לצפייה בטענות המלאות של המועמדים 

כמה מילות סיום – שני צדדים למטבע 

תהליך הגיוס הוא תהליך מורכב לשני הצדדים. מצד אחד המועמד אשר מגיש מועמדות, מגיע לראיונות עבודה ומחפש את הארגון הנכון עבורו להשתלב בו. מהצד השני יש לנו את המגייסים אשר מחפשים את העובד המתאים ביותר לתפקיד, למנהל, לצוות ולארגון כולו. כמו כן, לא תמיד התהליך מסתיים כפי שאנו רוצים , לא תמיד אנו מתקבלים לעבודה ולא תמיד המועמד אותו אנו רוצים וצריכים בוחר בנו.

בתשובות של מנהלי משאבי האנוש לטענות המועמדים הועלתה לא פעם העובדה שתהליך הגיוס הוא דינאמי, עם הרבה חלקים אפורים ופחות חד משמעי ושחור לבן. לא פעם אנו בוחרים במועמד שהרשים אותנו מאד למרות שהרקע שלו לא תואם את דרישות התפקיד , הגדרות תפקיד משתנות, תפקידי מוקפאים ועוד ..כל אלו משפיעים על תהליכי הגיוס וכך גם על התשובות אותן אתם מקבלים, מהירות התגובה וכו' .

העומס שיש היום בתחום הגיוס הוא דו צדדי: מצד אחד אתם, המועמדים מרגישים שאתם הולכים לאיבוד ולא בולטים בעיני המגייסים ומהצד השני בתוך כל העומס הגדול הזה המגייסים צריכים לאתר אתכם, המועמדים המתאימים לתפקיד, לכן אין זה פלא שלעיתים בתוך כל זה התהליך לא מושלם .

אל לנו לשפוט זה את זה כה מהר , לא כל דבר הנתפס כחוסר כבוד נובע אכן מיחס מכוון אלא לעיתים פשוט מעומס או סתם "יום לא טוב" אשר קורה גם לטובים שבינינו.

תודה למאיה על הרמת הכפפה וגיבוש הסקר, תודה לכם המועמדים על התשובות והעלאת הטענות ותודה למנהלות משאבי האנוש שבחרו לנסות ולהסביר את הצד השני

מקווה שהצלחנו קצת להסביר ואף פעם אל תשכחו שתמיד יש שני צדדים למטבע 

בהצלחה

מיכל 

מה חשוב לכם אצל המועמד, פרט לניסיון שלו? תחרותיות? שירותיות? הישגיות? תארו לכם שלמאגר המועמדים לתפקיד מצורף  גם דוח ובו פירוט חוזקותיו וחולשותיו של המועמד, סביבת העבודה וסוג התפקיד המתאימים לו ומעל הכל מידת התאמתו לפרופיל הארגוני והתפקידי שאותו אתם מחפשים

להתאים את מניעי המועמד לאופי הארגון כפי שהוא בפועל

לא מזמן פגשתי את אבנר קול מחברת Analyzer שסיפר לי על כלי מיון חדש ומאד מבטיח. " הכלי, שפותח לאחר מאמץ מחקרי ארוך בשיתוף עם אוניברסיטת חיפה זמין היום ברשת, הוא קל להפעלה, מדויק, אחר בחוויית המשתמש מכל כלי המוכר לכם ועלותו היחסית נמוכה ביותר" מספר אבנר ומוסיף ש "הכלי מקל מאד על תהליך מיון המועמדים והוא עושה זאת על על פי השוואה בין המועמד ובין הפרופיל של העובדים המתאימים ביותר, או המצטיינים באותו התפקיד בארגון המגייס. המטרה היא להתאים את מניעי המועמד לאופי הארגון כפי שהוא בפועל, בדגש על חיפוש תכונות של המועמד שיהיו דומות לאלה הקיימות אצל העובדים המתאימים ביותר באותו התפקיד"

 מנוע מיון עובדים המנבא הצלחה בתפקיד ולא רק מערכת מיון התומכת בהחלטה

לדברי החברה, מערכת ה-Analyzer-שלא כמו מערכות קיימות אחרות שהינן תומכות החלטה בלבד- נבחנה במחקר מדעי ארוך בשיתוף עם אוניברסיטת חיפה ונמצאה כמערכת אשר מסוגלת לנבא התאמה והצלחה של המועמד בעבודה. המחקר מצא כי במדגם גדול של עובדים, ממספר חברות שונות הייתה הלימה של 91% בין הערכת המנהל לתרומתם של העובדים לארגון ובין מידת התאמתם או אי התאמתם לפרופיל הארגוני שנמצא על ידי מערכת ה- Analyzer.

"יחודו של הכלי טמונה בהתאמה של המועמדים הדומים ביותר לעובדים שמדדי הביצוע שלהם בתפקיד הינם הגבוהים ביותר בחברה. ה- Analyzer  בודק את ההתאמה הזאת באופן אובייקטיבי  ומסוגל לדרג את כל המועמדים לתפקיד על פי מידת התאמתם וסיכויי ההצלחה שלהם" משתף אבנר .

אחד הנהנים מהמערכת הוא  אייל נאור סמנכ"ל מערכות מידע ומשאבי אנוש ב- G4S: "כשאנחנו צריכים לגייס סיירים או מוקדנים, נדמה לנו שצריך לגייס עובדים עם תכונות כאלה או אחרות. זה יהיה מאוד נחמד לומר למשל שמוקדן צריך שתהיה לו יכולת עבודה בצוות. Analyzer השאירה אותי המום: היא הראתה לי שהמצטיינים שלי בפועל הם לא אנשים שאוהבים לעבוד בצוות אלא אינדיווידואליסטים. נפקחו לי העיניים וראיתי שזה נכון: מוקדנים שיכולת העבודה בצוות בלטה אצלם גם יוצאים להרבה הפסקות ביחד ומדברים הרבה… ולכן אתה עוצר הכל וחושב שאולי כל הגישה שלך לא נכונה."

אין תשובות לא נכונות …  

המיוחד ויפה במערכת הוא שאין ב- Analyzer תשובות נכונות או לא נכונות ותהליך המילוי שלו פשוט ידידותי ויכול להתבצע מכל מחשב המחובר לאינטרנט. עובד שיימצא לא מתאים לארגון מסוים, בהחלט יוכל להתאים לארגון אחר. לכל ארגון תרבות ופרופיל ארגוני המאפיינים אותו ולכל תפקיד מאפייני תפקיד ייחודיים. ה- Analyzer יאתר את הפרופיל הייחודי שלכם, אך בד בבד תוכלו גם להשפיע על הפרופיל הארגוני ולשנותו ע"י בחירת מועמדים שהפרופיל שלהם  מתאים לדעתכם לתכונות הנדרשות להצלחת הארגון ולהצלחה בתפקיד.

לדברי אבנר " אין ספק השיטה מסייעת, הלכה למעשה גם למועמד וגם למעסיק. אף עובד לא אוהב לגלות לאחר שהתחיל לעבוד שהוא לא מתאים למקום עבודתו, ושהוא לא יחזיק בו מעמד לטווח הרחוק. עובד, כמו מעסיק, מחפש מקום שיהיה מתאים לו. השימוש ב- Analyzer יסייע למצוא התאמה מרבית בין המועמד לארגון עוד בטרם ראיון ראשון ובכך חוסך לשני הצדדים זמן, כסף ואכזבות מיותרות. "

מאד מעניין לנסות את המערכת – עכשיו מוענקים לכם, חברי קהילת Sharing HR  שלושה חודשי התנסות בחינם – לחצו כאן לקבלת ההטבה