במפגשים שלנו בחברות המארחות אנו מתמקדים בכל פעם בנושא אחר. הפעם התארחנו בחברת Shilav – אחת הרשתות המובילות בישראל ורצינו לשמוע " איך הם עושים את זה " .. 

תמר סמנכ"לית משאבי האנוש של שילב סיפרה לנו על מבנה מחלקת משאבי האנוש, המשימות והאתגרים העומדים בפניה, פעילות ההדרכה והרווחה של המחלקה ואיך משמרים עובדים בשכר מינימום ומביאים את הרשת לרמת תחלופה של 25% בלבד!

הדיון היה ער ואינטנסיבי, דיברנו ודיברנו , למדנו אחת מהשנייה ונגענו בנושאים רבים: גיוס בשלט רחוק, שימור עובדים ברמות שכר נמוכות , מסלולי קידום, חיבור העובדים מכל הארץ לחברה עצמה, מערכת היחסים בין השטח למטה, מקורות גיוס, הורדת עלויות גיוס ועוד ועוד ..

עושים Sharing בשילב

מי השתתף ? למעלה מ 18 אנשי משאבי אנוש וגיוס מרשתות מובילות בחרו להשתתף בדיון מתוכן: קסטרו, עונות, מחסני להב, סטימצקי , דומינוס פיצה,  אלפא קוסמטיקס , היי דיגיטל , בית אקשטיין

תודה לצוות שילב על האירוח המקסים, תודה לכל המשתתפות על ה sharing  והרצינות . יצאנו מהמפגש עם הרבה טעם לעוד …

נפגש במפגשים הבאים 

מיכל 

הטווס שקיבל את פני

זה מה שקיבל את פני בביקור בחברת דנציגר משק פרחים "דן" במושב משמר השבעה וזו סביבת העבודה של ענת גונן מנהלת משאבי האנוש של החברה שגם דרך חלון המשרד שלה ניתן ליהנות מנוף ירוק.

חשבתי שאני מגיעה לחברה שמתעסקת בגידול פרחים ומשווקת לעולם אבל לא רק! נכון שהתוצר הוא פרחים וצמחי נוי אבל מדובר פה בחברה שחלק גדול מפעילותה הוא בתחום המחקר והפיתוח בגנום הצמחי. החברה מתמחה בפיתוח זנים והרחבת הקיימים ..

קצת על החברה:חברה משפחתית החוגגת 60 שנה להיווסדה. המקימים ארנסט וזהבה דנציגר גרים ממש בית ליד. את החברה כיום מנהלים הבנים מיכה וגבי דנציגר והצטרף לאחרונה  גם הדור השלישי.

ענת מספרת שבחברה בישראל עובדים כ 250 עובדים קבועים אליהם מצטרפים בעונה גם עובדים עונתיים וישנן גם החברות הבנות: ביוטי-ליין בקניה אשר מונה כ 1000 עובדים.  דיסקוס אשר עוסקת בדגי נוי, אקוונום המתעסקת במחקר ופיתוח ואינביישן אשר מתעסקת גם היא בתחום המחקר. כפי שאתם מבינים מדובר בחברה עם פעילות גלובאלית

ענת גונן – דנציגר משק פרחים "דן"

"כפי שניתן להבין מאופי החברה" משתפת ענת " הגיוסים הם מגוונים. 25% מהעובדים הם אנשי מחקר ופיתוח, אגרונומים ואנשי אקדמיה, 40% עובדי ייצור והשאר עובדי משרד ומנהלה. החברה גם מעניקה מלגות לאגרונומים מצטיינים שחלקם משתלבים בפעילות החברה.

ענת, אמא לשניים, נמצאת בחברה כבר כ 4.5 שנים ונהנית מכל רגע. לפני שהגיעה לכאן בילתה כמה שנים בשליחות בבריסל ובעברה עבדה במנפאואר, בתפקידים מגוונים כולל תפקידי ניהול  ואפילו הייתה הדוברת של עמיר פרץ פעם.

פרחים בכל מקום

היה לי ביקור מקסים, לא הפסקתי להתלהב מסביבת העבודה המיוחדת והכפרית, ציפיתי להכיר חברה קטנה וגיליתי חברה גלובאלית ומובילה בעולם בתחום הגנום הצמחי והכי חשוב ..  אתם ידעתם שכמעט כל גיבסנית שאתם רואים בעולם היא פרי פיתוח ישראלי ?  פיתחו אותה פה בפרחי דנציגר  !!

שילב היתה התחנה הראשונה שלי בתפקיד מנהלת משאבי אנוש לאחר חברת ההשמה בה עבדתי . אבל זה לא היתה סתם תפקיד ..זה היה סיפור אהבה שנמשך 7 שנים , התחלתי כרכזת צעירה וסיימתי כחברת הנהלה. בשבילי לבקר בשילב זה לחזור הביתה ..

המשרדים עבר דירה והשתנו אבל האווירה נשארה כשהייתה, משפחתית, מלאת צבע וכיף .. תראו לי עוד משרד שהדקורציה העיקרית שלו היא בובות פרווה מתוקות .. כאלו שמעטרות בדרך כלל חדרי ילדים אבל פה ניתן למצוא אותן במשרדים של "גדולים" ..

האווירה במשרד של מיכל

בתוך כל האווירה הזו פגשתי את מיכל לוין וסלי לוי. מיכל לוין היא מנהלת משאבי האנוש של החברה וסלי רכזת גיוס, הדרכה ורווחה. שילב זו חברה שיודעת לשמר את האנשים שעובדים אצלה. כשהלכתי במסדרונות יכולתי לפגוש עובדים שעבדו עוד בתקופתי (לפני כמעט 7 שנים)

"רמת התחלופה אצלנו היא 25% והוותק הוא 3.5 שנים. זהו אחוז נמוך מאד עבור רשתות קמעונאיות",  מספרת מיכל ומשתפת ש"הסוד הוא בתפיסת המשאבי האנושי בארגון" ."ערך שימור העובדים הוא מרכזי ומתחיל מתפיסת הגיוס והפרופיל של העובדים הן בחנויות והן בתפקידי מטה, ממשיך במתן דגש על בניית תוכניות הדרכה ומסלולי קידום פנימיים וכך ניתן למצוא במשרדי המטה עובדים רבים שהחלו את דרכם כיועצי מכירה בחנויות הרשת" .

מיכל וסלי – שילב

את שילב הקימו שושי ואיציק אורן בשנת 74 כאשר נולד להם בנם השני והם נתקלו בבעייה של איתור מוצרים מתאימים לתינוק וגם לאימו והשאר היסטוריה …. שילב היום היא קבוצת חברות: רשת החנויות אותה כולם מכירים – כיום 53 סניפים + עוד 5 בדרך, ש"סק שהיא חברת היבוא וההפצה של החברה, Shilav-BK חברת האופנה וטיינילאב המפתחת, מייצרת ומשווקת צעצועים התפתחותיים רכים בכל העולם. סה"כ עובדים בחברה כ 680 איש .

מיכל התחילה את דרכה בתחום בחברת גולדמן בסניף הירושלמי. הצטרפה לשילב לפני כ 7.5 שנים בתפקיד רכזת גיוס, הדרכה ורווחה וצמחה לתפקידה הנוכחי . סלי התחילה ברשת גולף כעוזרת למנהלת משאבי האנוש ולאחר 3.5 שנים עברה לתפקידה בשילב. בראש המחלקה עומדת תמר אייל- סמנכ"לית משאבי האנוש.

ועוד קצת צבע …

מחלקת משאבי אנוש מאד דומיננטית בארגון ועומלת רבות על חיבור בין השטח-למטה ושביעות רצון העובדים ברשת. "חלק בלתי נפרד מהתפקיד שלנו הוא הסיורים בשטח. פעמיים בשבוע מוגדרים כימי שטח בהם אנו מבקרים את המנהלים והעובדים בחנויות וכך מאתרים צרכים ונשארים עם היד על הדופק" מספרת מיכל. "האוכלוסיה אותה אנו מגייסים היא מגוונת ולצד עובדים צעירים ניתן למצוא מבוגרים יותר . מיכל מפרטת ומוסיפה נתון מקסים שבחברה עובדים כ 120 עובדים מעל גיל 50 ! יש קושי באיתור עובדים המתאימים לדרישות שלנו ולכן גם בתהליכי הגיוס אנו מנסים לחשוב מחוץ לקופסה וכמובן כאמור לטפח ולשמר את העובדים הקיימים"

גם פה בא לידי ביטוי "מדד דפיקות בדלת " כאשר במהלך הפגישה דפקו נכנסו עובדים עם שאלה/ברכת חג/ תשובה ועוד.. .

היתה כמובן פגישה מרתקת עם מיכל וסלי המקסימות, עם הרבה נוסטלגיה, העלאת זכרונות וחוויות , חיבוקים ונשיקות … טוב.. הזהרתי מההתחלה שזה עומד להיות סנטימנטלי ..

את מיכל וסלי תוכלו לפגוש בקהילה שלנו תחת Shilav

]]> https://www.sharing-hr.co.il/blogs/blog/2013/03/19/%d7%a0%d7%a2%d7%99%d7%9d-%d7%9c%d7%94%d7%9b%d7%99%d7%a8-%d7%9e%d7%99%d7%9b%d7%9c-%d7%9c%d7%95%d7%99%d7%9f-%d7%95%d7%a1%d7%9c%d7%99-%d7%9c%d7%95%d7%99-%d7%9e%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%a9%d7%99/feed/ 0 https://www.sharing-hr.co.il/blogs/blog/2012/12/25/%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%aa-%d7%aa%d7%95%d7%9b%d7%a0%d7%99%d7%aa-%d7%a2%d7%91%d7%95%d7%93%d7%94-%d7%9c%d7%9e%d7%a9%d7%90%d7%91%d7%99-%d7%90%d7%a0%d7%95%d7%a9-%d7%9c%d7%99%d7%9e%d7%95%d7%a8-%d7%a8/ https://www.sharing-hr.co.il/blogs/blog/2012/12/25/%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%aa-%d7%aa%d7%95%d7%9b%d7%a0%d7%99%d7%aa-%d7%a2%d7%91%d7%95%d7%93%d7%94-%d7%9c%d7%9e%d7%a9%d7%90%d7%91%d7%99-%d7%90%d7%a0%d7%95%d7%a9-%d7%9c%d7%99%d7%9e%d7%95%d7%a8-%d7%a8/#comments Tue, 25 Dec 2012 21:49:01 +0000 http://www.sharing-hr.co.il/blogs/?p=660 להמשיך לקרוא ←]]> הדרך לבניית תוכנית עבודה בארבעה שלבים

תוכנית עבודה היא דרך פעולה המגובשת מידי שנה על מנת להשיג את המטרות והיעדים הארגוניים. כלומר, לממש את התכנית האסטרטגית הארגונית, להבטיח את קיום הארגון ומשימותיו ובסיכומו של דבר לקדם את תהליך מימוש החזון הארגוני.

לאחר גיבוש המטרות והיעדים האסטרטגיים של כלל הארגון ניתן לגשת לבניית תוכנית עבודה יחידתית ובכלל זה תוכנית עבודה למשאבי אנוש.

חשיבותה של  בניית תוכנית עבודה למשאבי אנוש גדולה מאחר שהיא מאפשרת למנהל משאבי אנוש למצב את עצמו כשותף אסטרטגי של ההנהלה בהשגת היעדים האסטרטגיים של הארגון, בד בבד עם מיקוד במשימות אשר יביאו לתוצאות אלו ותוך הטמעת נורמות התנהגות רצויות בקרב כלל העובדים.

הדרך להשגת היעדים עוברת בארבעה שלבים :

1. הגדרת המיקוד השנתי של משאבי אנוש.

2. גזירת יעדים מחלקתיים מתוך היעדים והמטרות האסטרטגיות של הארגון.

3. בניית תוכנית מימוש.

4. יישום .

 שלב א' – הגדרת המיקוד השנתי של משאבי אנוש

המיקוד השנתי של משאבי האנוש הנו נגזרת של שני תהליכים מקבילים: תהליך הבנת הסביבה הפנים-ארגונית ותהליך של הבנת הסביבה החיצונית.

תהליך הבנת הסביבה הפנים ארגונית עוסק בבחינת המטרות והיעדים האסטרטגיים כפי שהוגדרו ע"י הנהלת הארגון, צורכי המנהלים בארגון, צורכי העובדים, תהליכים ארגוניים שעתידים להשפיע על משאבי אנוש, ביצועי השנה שעברה, וכיו"ב. תהליך איסוף המידע כולל ראיונות עם מנהלים, אתם יש לבחון נושאים כגון: צורכי מש"א לשנה הקרובה (צורכי גיוס, הדרכה וכיו"ב), נקודות החזקה של מערך משאבי אנוש בארגון ונקודות לשיפור. ראיון עם מנהל הכספים להבנת מסגרת התקציב לקראת השנה הבאה. כמו כן יש לבצע איסוף מידע מהעובדים, באמצעות ראיונות לעובדים הנמצאים בנקודות שונות לאורך מחזור חיי העובד. בנוסף, ניתן ורצוי להשתמש במידע המסתתר  בתהליך הערכת עובדים ממנו ניתן לקבל תובנות משמעותיות באשר לצורכי משאבי אנוש.

תהליך הבנת הסביבה החיצונית פירושו בחינת המגמות בעולם בתחום משאבי אנוש, שינויים ותהליכים כלל עולמים (כגון שימו ברשתות החברתיות ובסמארטפונים), שינויים ותהליכים כלל ארציים (לדוגמא המהפכה החברתית של קיץ 2011) , שינוים חוקתיים (כגון תיקון לחוק הגנת השכר) וכיו"ב. תהליך זה מבוסס על חיבור לכלל מקורות המידע החיצוניים הרלוונטיים ואשר עשויים לספק לנו את הנתונים הרלוונטיים שיש להם השפעה על תוכנית העבודה של משאבי אנוש לשנה הקרובה (אינטרנט, שינויי חקיקה, חדשות וכו').

לאחר איסוף כלל החומרים ניתן לקבל תמונה כוללת של קווי המסגרת של תוכנית העבודה לשנה הבאה ולהגדיר את המיקוד השנתי של משאבי אנוש בהיבטים שונים ובהם:

-        חיבור משאבי אנוש ליעדים העסקיים והאתגרים השנתיים כפי שהוגדרו ע"י הנהלת הארגון.

- ריכוז צורכי מש"א ביחידות השונות בהיבטים של גיוס, הדרכה, פיתוח ארגוני, רווחה.

- הבנת השפעת השינויים הארגוניים על המשאב האנושי בארגון. לדוגמא אם בארגון מתוכננת  הטמעת מערכת ERP הרי שיש להתייחס להשפעה שיש להטמעת מערכת שכזו על העובדים החל מנושאי הדרכה לשימוש במערכת ועד להובלת תהליך השינוי בהיבטים הרכים שלו.

- נהלים, נורמות , חוקים, תקנות וערכים אותם יש להטמיע בארגון.

- זיהוי המגמות החיצוניות לארגון והבנת הדרך להשתלבות במגמות אלו. לדוגמא אם חמישה ארגונים גדולים הטמיעו מערכת דומה לזו המוטמעת בארגוננו הרי שסביר להניח שבתקופה הקרובה יהיה מחסור במיישמים למערכת מסוג זה וערכם בשוק יעלה, לכן יש להיערך לנושא בהיבטים של שימור עובדים.

שלב ב' –  הגדרת מטרות שנתיות וגזירת יעדי מחלקת משאבי אנוש

משהוגדר המיקוד השנתי יש להגדיר את המטרות השנתיות של המחלקה. המטרות המחלקתיות הן נגזרת של המטרות והיעדים הארגוניים ושל תוצרי תהליך המיקוד. מטרות אלו יתייחסו לכלל היבטי משאבי אנוש ולתת היחידות המרכיבות את המחלקה.

מתוך המטרות שהוגדרו למחלקה יש להגדיר יעדים ברורים ומדידים. נוח להגדיר יעדים בשיטת SMART.

Specific – יעדים ספציפיים מוגדרים היטב

Measurable – יעדים מדידים כמותיים (הערה- בנושאים הקשורים במיומנויות רכות נשאלת השאלה מהו יעד מדיד במשאבי אנוש).

Achievable – יעדים ברי השגה.

Reasonable – יעדים רציונאליים. אם קודם דובר על יעדים ברי השגה אזי עתה מדובר על יעדים שיש בהם אתגר.

Time specified  – יעדים תחומים בזמן.

כך, לדוגמא, ארגון שהגדיר מטרה אסטרטגית של שיפור השירות ללקוח, משאבי אנוש יגדירו את המטרה היחידתית הנגזרת כהטמעת תרבות ארגונית מבוססת ערכים של שירות ומקצועיות. מתוך כך יוגדרו יעדים כגון: ביצוע פעילות הדרכה בתחום השירות לכלל עובדי הארגון עד מאי 2013. 

שלב ג' – בניית תוכנית המימוש

תוכנית המימוש הינה המסמך המלא המכיל את הפירוט והדרך להשגת כל יעד ויעד. בניית תוכנית שכזו מסתמכת על מספר חלקים:

א.     כרטיסיית פרויקט – עבור כל יעד יש להכין כרטיסיית פרויקט המתייחסת למכלול האספקטים המרכיבים אותו ואת הדרך להשגתו ובכלל זה אבני הדרך להשגת היעד, המשאבים הנדרשים להשגת היעד (תקציב, כ"א, משאבים פיזיים), הגורם האחראי במשאבי אנוש להשגת היעד, השותפים לתהליך, מדדי הצלחה וכו'

ב.     ריכוז התוכניות לכדי טבלא אחת המאפשרת לאתר במהירות בעיות מובנות בתוכנית. לדוגמא: שלושה פרויקטים אשר אמורים להתנהל במקביל, בלא שיש משאבי כ"א ותקציב המאפשרים ניהול מקביל של שלושה פרויקטים ומחייבים פריסה מחדש של הפרויקטים על פני השנה.          

ג.      בניית גאנט שנתי תוך התייחסות למועדים ידועים מראש כגון חגיגות העשור לארגון, חגים ומועדים וכו'. רצוי לתלות את הגאנט במשרדי מש"א תוך הדגשה של נקודות בקרה.

ד.      מרווח בטחון – מידי שנה "מופתעים" מכיני התוכניות השנתיות מהופעתו של דבר מה בלתי צפוי. לפיכך, ראוי להותיר מרווח בטחון במכלול ההיבטים של תוכנית העבודה (כ"א ותקציב).

ה.     הגדרת נקודות בקרה ברמה חודשית, ברמה רבעונית וברמה פרויקטאלית.

שלב ד' – יישום התוכנית

יישום התוכנית הוא השלב הקריטי בתהליך וארגונים שאינם מקפידים במימוש התוכנית סביר שלא יצליחו להגיע להגשמת יעדיהם.

מימוש התכנית הוא ביצוע הפעולות שהוגדרו בשלב בניית התכנית, פעולה אחר פעולה מבלי לדלג, ותוך הקפדה על לוחות הזמנים ועל נקודות הבקרה. אולם אין להסתפק בבקרות המובנות ויש לצפות כי במקרים של חריגה מהתכנית (עפ"י הגאנט) המידע יצוף עוד קודם לכן ויאפשר להגיב במהירות ואם יש צורך לתקן את התכנית בהתאם. רצוי מאד ליידע את ההנהלה והלקוחות הפנימיים על התקדמות הפרויקט. במהלך השנה כדאי לציין את ההצלחות, ואף לחגוג אותן, דבר שיגביר את המוטיבציה של עובדי המחלקה מחד ויגדיל את ערככם בארגון מאידך.

 לסיכום, בניית תוכנית עבודה שנתית למשאבי אנוש המגדירה בברור את הפעילויות של המחלקה ומתעדפת אותן, יוצרת מיקוד והכוונה של המאמץ המחלקתי של משאבי אנוש ותורמת לביסוס עמדו כגורם בעל השפעה מכרעת על כלל הארגון ושותף אסטרטגי של הנהלת הארגון.

בהצלחה,

לימור רביד

לימור רביד

מנהלת משאבי אנוש ויועצת ארגונית

  limor.ravid10@gmail.com

הקהילה שלנו מכילה בתוכה ארגונים מענפים ותחומים שונים, חלק מההתמודדויות היומיומיות שלנו זהות וחלקן שונות בגלל עולם התוכן השונה והאתגרים הייחודים לכל ענף.

לפני קצת יותר מחודש נפגשתי עם שרון כץ מסטימצקי אשר עשתה שינוי מניהול משאבי אנוש בעולם ההייטק לניהול בעולם הקימעונאות. שרון שיתפה וסיפרה על השוני והצרכים המיוחדים של עולם הקמעונאות ואני,  שיש לי פינה חמה בלב לעולם הקמעונאות… J שם צמחתי והתפתחתי מקצועית, שמחתי מאד כאשר שרון הרימה את הכפפה לארח מפגש ומייד הצטרפתי ליוזמה הברוכה.

וכך ביום שלישי האחרון נפגשנו במשרדי חברת סטימצקי בפתח תקווה וקיימנו את המפגש הראשון של מנהלי משאבי אנוש וגיוס החברים בקהילת Sharing HR ומשתייכים לענף הקמעונאות.

הצוות של סטימצקי פינק אותנו בארוחת בוקר ומשם בזריזות המשכנו לעבודה ו"שמנו הכל על השולחן"….

מפגש קמעונאות - Sharing HR משתפים ומגייסים ברשת

מיכל משילב הציגה בפנינו את ה"אני מאמין" של מחלקת משאבי האנוש בארגון שלה ופרשה בפנינו את פעילות המחלקה בתחומי הגיוס וההדרכה, כולם סיפרו על הארגון שלהם ואיך זה עובד אצלם, משם המשכנו לדון בנושא שכר המינימום המשתנה, דיני עבודה חדשים, קשיי הגיוס ומולם פתרונות יצירתיים ועוד ..

הדיון היה זורם, קולח וממוקד בעולם התוכן של המשתתפים או כפי שציינה אחת מהמשתתפות:  " המפגש היה מפרה, ענייני ונתן תחושה שכולנו מתמודדים עם אותם אתגרי גיוס ושימור עובדים, יש משהו מעודד בלהבין שכולנו באותה הסירה…"  

היה מעניין להכיר ולהיפגש מחוץ לאתר ואם הזמן לא היה מוגבל מפאת עומס העבודה של כולנו היינו ממשיכים לשבת , לעדכן, לשתף, לדבר, לדבר  ולדבר …….

בסוף המפגש הוזמנו לסיור מקסים במחסן הספרים של סטימצקי, שם נחשפנו למאחורי הקלעים של עולם הספר והחנויות של הרשת

 מפגשים מסוג זה יתקיימו אחת לרבעון והתכנים יותאמו לענפים השונים,  במפגשים אלו נתייחס ונדון בנושאים ובקשות שהועלו על ידי המשתתפים. על מנת לשמור על האופי המיוחד של המפגשים וכדי שתתאפשר היכרות אמיתית ודיון פתוח, מספר המשתתפים הוא מצומצם ולכן מומלץ לשריין מקום מייד עם פרסום מועד המפגש הרלוונטי עבורכם. 

חברי קהילה אשר מעוניינים לארח אצלם מפגש בענף שלהם מוזמנים לפנות אלינו בשמחה.

ושוב תודה לשרון והצוות על האירוח – היה בוקר פורה, מעניין ומהנה !