"התייעלות מעודדת חשיבה המביאה לחדשנות ויצירתיות וכל אלו מביאים להתמקצעות "
רגע לפני שאנו נכנסים לתקופת גיבוש התקציב ותוכניות העבודה נפגשנו עם עודד אברהם. עודד, אשר היום מנהל את מחלקת הגיוס של קבוצת אלקטרה בע"מ, מביא איתו לתפקיד ניסיון עשיר בתחום הגיוס מהחברות HOT ותנובה וכיועץ עצמאי וחיצוני לחברות בתחום הגיוס. נפגשנו איתו כדי "לתקוף" את הנושא המורכב של בניית תוכנית עבודה ותקציב המתאימים ביותר לפעילות הארגון ומה עושים כשבדרך פתאום פעילות הגיוס משתנה..
עודד אברהם – מנהל הגיוס של קבוצת אלקטרה בע"מ
RBP - Recruiter Business Partner
לעודד חשוב להבהיר "לפני שאנו מדברים על תכנון תוכנית עבודה שנתית , תקציבים , בקרה ועוד, חשוב לבחון את תפקיד מחלקת הגיוס בתוך הארגון. האם המחלקה מובלת ומבצעת את דרישות הארגון המחלקות השונות, או שיש לה חלק ומעורבות בהבנת הצרכים הארגוניים מראש ובהגדרת הדרישות למול המנהלים המגייסים " .
פרואקטיביות מחלקת הגיוס בתוך הארגון
"ככלל גיוס חייב להיות פרואקטיבי " ועודד מפרט :
- רמת השרות לארגון – זה מתחיל ברמת השרות לארגון – על המחלקה להיות תמיד צעד אחד לפניו בחשיבה ולגרום לאפקט WOW אצל הלקוח, שהוא המנהל המגייס.
- להיות חלק מצוות הארגון – חשוב להכיר את תוכניות הארגון, עד כמה שהדבר אפשרי, כדי להערך מראש למתן פתרונות גיוסיים. ידיעת מגמות הארגון תעזור לנו להתמקצע ולתת את הפתרונות המתאימים ביותר לארגון. לדוגמא: פרוייקטים מיוחדים, תפקידים חדשים, יציאה לשווקים בחו"ל ועוד
- ממשקי עבודה – שתוף עבודה מלא וסינכרון ידע למול מחלקות משאבי אנוש השונות. כך, לשם הדוגמה, יוכלו אנשי הגיוס להתעדכן בעובדים איכותיים מהם נאלץ הארגון להיפרד ואולי ניתן לנתבם למשרות פנויות אחרות. ממשק איכותי זה מסייע לנו להיות מוכנים מראש, לספק מענה מקצועי יותר ולתת שרות מצויין לארגון
- פתרונות יצירתיים מראש – לאחר שאנו מכירים את צרכי הארגון ומעורבים בתוכנית השנתית, יכולה מחלקת הגיוס לתכנן מראש את צעדיה ופעולותיה וכך ברגע האמת לספק לארגון תשובות מהירות ומקצועיות יותר.
- RBP – Recruiter Business Partner- לחבר את מנהל הגיוס לפעילות של החברה-ליידע את הצוות על הקורה בארגון בהווה ומה מתוכנן לעתיד . לספק להם את הרציונל מאחורי התקנים לגיוס וכו'
- להקפיד על ראיית על של הגיוס בארגון – ניוד מועמדים ממחלקה למחלקה.
ואיך באה לידי ביטוי הפרואקטיביות ברמה האישית או הפנים מחלקתית?
"הסוד הוא להתעדכן באופן שוטף בקורה בשוק הגיוס בפרט ובמגמות במשק בכלל. האם יש פתרונות חדשים , מקורות גיוס חדשים ? איך מתעלים את החידושים הטכנולוגים לייעול תהליכי הגיוס. וכמובן להיות יצירתי ! דוגמאות לחשיבה יצירתית בתחום : בחברה בעלת צי משאיות הנעות בכל הארץ, בחרה מחלקת הגיוס לשים על המשאיות מודעות דרושים , לזהות איפה הקהל שלך נמצא ברשת ולפנות אליו שם . פרסום באתרי ספורט בסמוך לאירועי ספורט מרכזיים לקהל יעד ספציפי יכול לסייע באיוש משרות בתחומי המכירותמ ושירות הלקוחות.
בניית תקציב – "ללמוד את העבר, לנתח אותו בהווה ולבנות את העתיד, תוך חידוש והתייעלות"
ללמוד את העבר
"נתחיל בסקירה של השנה שעברה. לבחון אם קיימת חוקתיות/מחזורתיות קבועה בתהליכי הגיוס וכך ניתן לדעת באילו חודשים אני מפרסם יותר ומקצה תקציב גבוה יותר ומתי פחות. יש חברות בהן יש חודשי גיוס חזקים יותר, לעומת חודשי גיוס איטיים יותר . לעיתים זה נובע מאופי הפעילות של החברה. יחד עם זאת, ישנם תחומים בהם השנה כולה מאופיינת בגיוסים. למשל, בתחומי שרות לקוחות ומכירות .
בחינת מקורות גיוס – כדאי לבחון באילו מקורות גיוס השתמשתי – השמה? חבר מביא חבר ? ואם המגמה הינה התייעלות וקיצוץ בתקציב, אבדוק אלו מקורות גיוס עצמאיים היו יעילים יותר ובהם איעזר יותר השנה .
אתגרים בגיוס בהיבט הג"ג – האם היתה לי בעיה/קושי בגיוס באזור ג"ג מסויים? כך אני יודע ששם אני צריך להשקיע יותר משאבים ואתכנן זאת מראש לפי מועד פתיחת התקנים באותו האזור.
לנתח אותו בהווה
לאחר סקירת העבר, אני פונה להתבוננות על ההווה – מעבר לניתוח הנתונים אני צריך לחשוב איך אני מחלק את התקציב ביחס לציפיות ולתוכניות של הארגון כולו. כמנהל גיוס אתה חייב לעקוב באופן צמוד אחר הפעילות , אחר "פעימות הלב" של הארגון – אני מחוייב לעקוב אחר התחזיות לעתיד והקורה בהווה. לשני אלה השפעה ישירה על מצבת כח האדם בארגון
לבנות את העתיד תוך חידוש והתייעלות – תמהיל הגיוס
הדגש הוא על זיהוי מגמות, יש להיות מעורב ולהבין למול הממשקים השונים בארגון האם יש תחזית לגידול בפעילות בשנה הבאה ואם כן איפה ולאילו תפקידים. לדוגמה, אם אנחנו יודעים מתכננים להרחיב את פעילותנו בארה"ב עליי להבין מה הדבר דורש ברמה הגיוסית: מה העלויות, משך איתור מועמדים וכו' . דוגמה נוספת שהביא עודד " הרצון להקים קורסי הכשרה פנים ארגוניים למקצועות החשמל . אני יודע שבאותו החודש עלינו לאתר מועמדים כדי למלא את הקורס. איפיון המועמדים והיכן אני אאתר אותם ישפיעו על עלויות הגיוס של אותו החודש".
תמהיל הגיוס – הוא למעשה פועל יוצא של התקציב, ומהמשימות העומדות לפנינו השנה . אופי הגיוסים, אזורי הגיוס, עומסים צפויים (נאלץ להעזר בעוד מקורות), או למשל אם יש דרישה להתייעלות ואז עלינו לעשות שינוי בתמהיל. עלינו יהיה לחפש מקורות עצמאיים זולים יותר, לבחון את החוזים למול המקורות הקיימים, הורדת עלויות הפרסום ועוד .
תוכניות עבודה
Must have . 1 – . בחודשים אלו אני יודע שאני מקדיש את רוב הזמן לשוטף, ל – Must have. זו למעשה הפעילות השוטפת שחייבת להיעשות ברמה הטקטית בכל חודש. הפעילות הזו נגזרת מכך שבנינו מראש את ההתנהלות שלנו במחלקה על סמך צפי הפעילות של הארגון. בחברות שיש צפי לעליית גיוסים בתקופות מסוימות יש להיערך לכך מראש.
Nice to have 2. – בתקופות "השקטות" אני יכול לעבוד על הכשרות לצוות הגיוס, שדרוג מדור הדרושים באתר החברה, איתור מקורות גיוס נוספים ואטרקטיביים, חיזוק ממשקים. זו תקופה מצויינת לעשות ביקורים באתרי החברה ולהכיר את השטח, לקחת חלק בכנסים מקצועיים וכו' .
בקרה – במהלך השנה
שגרה -כל רבעון עוצרים ומתכננים – מעריכים מחדש , בוחנים את הפעילות והתוצאות מול התקציב .
דו"ח חודשי – " כדי לא להיות מופתע בכל ראשון לחודש אני מוציא דוח לראות איפה אני עומד ונערך בהתאם, כדי שאוכל לקבל החלטות מושכלות יותר. זה לוקח בדיוק חצי שעה ועוזר מאד לשלוט בתקציב . כך יש אפשרות לתקן, להניף דגל על חריגה ומסייע לזהות מקורות גיוס לא אפקטייבים בזמן אמת. למשל, מודעה באתר מסויים שלא הניבה בכלל פניות מתחום מסויים.
בדיקת אפקטיביות של כלי הגיוס – ישיבות צוות קטנות וקצרות של כחצי שעה כל שבועיים . אני שואל אלו מקורות גיוס הם האפקטיביים ביותר. עם חלקם נמשיך ומחלקם ניפרד.
הלא מתוכנן – כולנו מודעים לזה שעולם הגיוס הוא עולם דינאמי מאוד. קורה לא אחת, שלמרות שנערכנו, יצוץ לפתע יש פרוייקט לא צפוי בארגון, או כמו שאנו אוהבים לכנות אותו –"בלת"מ" . התפקיד שלנו הוא להיות הגורם המרגיע, המקצועי עם הידע, שביכולתו לייצר את הפתרון המהיר ביותר והמתאים ביותר .יתכן ואח"כ תאושר חריגה תקציבית או גידול זמני במצבת כח האדם של המחלקה. הכל, כמובן בכפוף לשיקולי הארגון.
פרואקטיביות זיהוי הזדמנויות ויצירתיות – התמצאות באתרים הכלליים והכלכליים
ללמוד את הסביבה העסקית של הארגון שלך . אם מפורסם למשל שיש פטורי ענק בארגון רלוונטי, זו עשויה להיות הזדמנות עבורנו. יש משהו מספק מאוד מבחינה מקצועית וגם אישית בסיוע לעובדים שאיבדו את מקום עבודתם, להשתלב שוב במעגל העבודה בארגון שלנו.
***
עודד בוחר לסכם את השיחה במסר הבא : התייעלות מעודדת חשיבה, המביאה לחדשנות ויצירתיות וכל אלו מביאים להתמקצעות . "תמיד חשוב להתייעל – לא לדרוך במקום. גם אם הארגון בצמיחה, עדיין תפקיד המחלקה למצוא דרכי התייעלות ולהוריד את עלויות הגיוס. את המשאבים שחסכנו נוכן להפנות לאפיקי צמיחה, כגון בניית אתר גיוס חדש או שדרוג הקיים , איתור מקורות גיוס חדשים, מקצועיות הצוות ועוד" .
